COSYS Hauspost Software

Nach der Anmeldung mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort gelangen Sie in das Hauptmenü. Im Hauptmenü werden alle Module übersichtlich aufgelistet. Durch ein Tippen betreten Sie eines der Module. Sie können mit jedem Modul einen Prozess erfassen. So erfassen Sie in dem Modul Selbstabholung zum Beispiel eine Abholung von Paketen an der Poststelle.

Tippen Sie auf die drei Punkte oben rechts, um in die Einstellungen zu gelangen. In den Einstellungen finden Sie App Einstellungen, Scaneinstellungen, Verbindungseinstellungen und Einstellungen für bestimmte Module.

Die Sammelannahme nutzen Sie, wenn ein Paketdienst viele Pakete gleichzeitig anliefert. Durch Eingabe des Paketdienstes und Erfassung der ganzen Paketcodes zählt die Software im Hintergrund mit einem Paketzähler und zeigt an, wie viele Sendungen schon übernommen wurden. So gehen Sie sicher, dass der Paketdienst die richtige Menge liefert und der Mitarbeiter weiß, ob der Lieferschein stimmt und ob die richtige Menge angeliefert wurde.

In diesem Modul werden alle Pakete aus der Sammelannahme und neue Annahmen zugeordnet. Wurden die Pakete noch einmal gegengescannt, können diese bearbeitet werden. In einer weiteren Maske geben Sie alle erforderlichen Informationen wie dem Empfänger, Absender, Verpackungseinheit oder Bestellnummer ein. Sie können in den Einstellungen Eingabefelder als Pflichtfelder oder nicht angezeigte Felder festlegen.

Dieses Modul steht zur Verfügung, um auf einen Lagerplatz oder Ladungsträger zu buchen. Wählen Sie aus, was Sie buchen möchten und erfassen Sie dann die Nummer des Lagerplatzes oder die des Ladungsträgers.

Die Einlagerung/Zuordnung auf Ladungsträger muss nicht unbedingt in einem Extraschritt erfolgen. Optional erfassen Sie das Lademittel oder den Lagerplatz in der Zuordnung. Durch die Zuordnung verlieren Sie mit der Hauspost Software niemals den Überblick über Ihr Lager und finden alle Pakete wieder. Wenn Sie verhindern wollen, dass bei der Verladung jedes Paket einzeln gescannt wird, dann fassen Sie alle Sendungen auf einen Ladungsträger zusammen. Erfassen Sie dann den Ladungsträger, um die Pakete zu Verladen.

Mitarbeiter wollen Sendungen selber abholen? Dann betreten Sie das Modul Selbstabholung. Um die Selbstabholung zu dokumentieren, wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus. Um den Mitarbeiter schneller zu finden, können Sie auch nach dem Namen oder der Mitarbeiternummer filtern. Danach zeigt das System alle fertigen Sendungen für den Mitarbeiter an. Anschließend scannen Sie die Pakete gegen, dadurch kann das System prüfen, ob die richtigen Sendungen übergeben werden. Falls das falsche Paket erfasst wurde, zeigt die App eine Fehlermeldung an und gibt einen Signalton aus.

Nach Erfassung der Pakete wird die Abholung mit einer Unterschrift des Empfängers abgeschlossen. Die Unterschrift wird auf dem Gerät in der COSYS Hauspost App erfasst. Es kann ausgewählt werden, ob die Sendung durch einen Original- oder Ersatzempfänger abgeholt wird. Im Modul werden Empfängernummer, Empfängername und die Anzahl der übergebenen Pakete angezeigt. Eine Annahmeverweigerung kann auch problemlos dokumentiert werden.

Vor der Auslieferung kann auch eine Verladung mit der Hauspost Software dokumentiert werden. Hierbei werden Ladungsträger oder einzelne Pakete als verladen gescannt und bei Bedarf auch Fotos von Paketen oder eine Unterschrift vom Fahrer erfasst. Sie haben die Möglichkeit, die Verladung als gesonderten Prozessschritt zu überspringen und direkt in der Auslieferung zu starten.

Das Modul Auslieferung ähnelt dem Modul Selbstabholer, da auch hier eine Zustellung an den Empfänger dokumentiert wird. Die Auslieferung beginnt mit der Auswahl des Empfängers. Dafür filtern Sie nach dem Empfängernamen, der Empfängernummer oder nach Abteilungen. Auch hier werden nur Empfänger angezeigt, für die zugeordnete Pakete im System sind. Nach der Auswahl eines Empfängers zeigt die Software alle fertigen Pakete für den Empfänger an. Durch einen erneuten Scan der Sendungsnummer verifiziert die Software, dass die richtigen Pakete übergeben werden. Anschließend kann die Zustellung mit einer Unterschrift abgeschlossen werden.

Neben der Zustellung an Originalempfänger gibt es auch die Auswahl eines Ersatzempfängers. Auch die Sonderfälle Annahmeverweigerung und nicht angetroffen deckt die Hauspost Software ab. Bei der Auswahl „Ersatzempfänger“ wird der Name des Ersatzempfängers als Klartext erfasst oder aus den Stammdaten per auto-complete ausgewählt. In der Annahmeverweigerung wählen Sie, welche Pakete der Empfänger nicht annehmen möchte und erfassen auch hier eine Unterschrift. Bei „nicht angetroffen“ zeigt die COSYS Software eine Abstellerlaubnis an, die dann mit einer Fotofunktion und einem Kommentar festgehalten wird. Ohne Abstellerlaubnis, kann der Zusteller das Paket wieder mitnehmen.

Falls Sendungen nach einer Auslieferungstour nicht zugestellt werden bzw. Sendungen im Fahrzeug oder auf dem Rollwagen zurückbleiben, entlasten Sie das Fahrzeug mit dem Modul Scan auf Lager. Entladen Sie einfach das Fahrzeug, indem Sie die Sendungsnummer scannen. Bei Bedarf können Sie die Pakete auch direkt auf einen neuen Ladungsträger oder Lagerplatz buchen.

Möchte ein Mitarbeiter sein Paket zurückschicken, dokumentieren Sie dies mit den Retouren Modulen. Das Modul Retoure bildet dabei die Rücknahme der Pakete vom Mitarbeiter ab. Erfassen Sie den Absender (Mitarbeiter), einen Kommentar und die Sendungsnummer. Ebenso können Sie ein Foto über die Fotofunktion erfassen. Der Abschluss der Retoure findet im Folgemodul Retoure KEP statt.

Nach der Retoure folgt das Modul Retoure KEP. Mit Retoure KEP schließen Sie die Retoure ab, dafür übergeben Sie alle Retouren an den KEP-Dienst. Wählen Sie den KEP-Dienst und erfassen Sie die Sendungsnummern der Retouren. Hier besteht auch die Möglichkeit, ein Foto zu Dokumentationszwecken zu erfassen. Wenn Sie nach der Erfassung alle Eingaben bestätigt haben, ist die Retoure abgeschlossen.

Um Detail-Informationen zu einer Sendung abzurufen, benutzen Sie das Modul Paketinfo. Scannen Sie hierfür nur die Paketnummer und lassen Sie sich anschließend Informationen wie Sendungsstatus, KEP Dienst und Empfänger anzeigen.

Im COSYS WebDesk können Sie alle Pakete zurückverfolgen und Systemdaten einsehen, bearbeiten und hinzufügen. Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort an, um in das Hauptmenü zu gelangen. Die benutzerfreundliche Oberfläche ähnelt dem Windows Desktop und anderen Microsoftprogrammen. Die Module liegen auf dem Desktop ab und können von dort aus aufgerufen werden.

In der Administration finden Sie Benutzer, Rechte und Mandanten wieder, die Sie einsehen, bearbeiten und hinzufügen können. Über Gruppen in der linken Menüleiste werden Benutzern bestimmte Rechte zugewiesen. So können bestimmte Gruppen eine eingeschränkte Sicht auf Daten bekommen und beispielsweise nichts bearbeiten dürfen. Über Mandanten lassen sich Daten von verschiedenen Gesellschaften trennen.

Zu den Stammdaten gehören die Daten Empfänger, Absender, Speditionen, Kommentare, Verpackungseinheiten und Lagerplätze. Eine hinterlegte Abstellerlaubnis für Empfänger wird in der Auslieferung auf dem mobilen Gerät eingeblendet. In den Stammdaten können Sie neue Daten hinzufügen, bestehende bearbeiten und löschen. Mit vordefinierten Kommentaren und aktuellen Stammdaten haben es mobile Benutzer mit dem Dokumentieren der Paketprozesse in der Hauspost viel einfacher.

Im Paketmanagement laufen alle Daten zusammen, die über die mobile App erfasst werden. Sie finden dort alle Daten der Pakete mit ihren aktuellen Status und weiteren Informationen wie Unterschriften, Fotos und einem kompletten Sendungsverlauf wieder. Durch die Filterfelder und Spalten können Sie die Paketdaten nach Belieben durchsuchen und sortieren. Außerdem haben Sie durch das COSYS Paket Management eine Erleichterung Ihrer täglichen Arbeit und eine digitale Übersicht Ihrer Posteingangsbücher.

Die Historie einer Sendung rufen Sie einfach über einen Rechtsklick im Paketmanagement auf. Die Historie stellt den Sendungsverlauf mit Fotos und Unterschriften dar. Benutzer, die die Sendungen bearbeiten, werden für jeden Prozessschritt einzeln angezeigt.

Im COSYS WebDesk unter Paketannahme können Sie Sendungen wie in der App annehmen und zuordnen. Öffnen Sie die Paketannahme und erfassen Sie die Sendungsnummer, Empfänger und alle weiteren Informationen.

Das Dashboard dient Ihnen zur optimalen Übersicht des derzeitigen Standes. Eingesehen werden können Auswertungen aller Art, welche jeder Benutzer auf Notwendigkeit anpassen kann. Das Dashboard ist im WebDesk als Funktion enthalten sowie alle einzelnen Auswertungen in deutlicherer Form, auf welche Sie direkt aus der Dashboard-Übersicht zugreifen.

In der ersten Auswertung werden Ihnen alle KEP-Dienste mit der Anzahl ihrer Lieferungen pro Tag angezeigt. Diese können im Zeitrahmen in Form der Detailebene und dem Zeitraum eingesehen werden. Außerdem ist auswählbar, welche KEP-Dienste Sie sich anzeigen lassen möchten und welche nicht.

Diese Auswertung bietet eine Übersicht über alle beschädigten Pakete, die im festgelegten Zeitraum angeliefert wurden. Diese werden in einem Verhältnis zu der insgesamt angelieferten Menge betrachtet. Dazu wird Ihnen der liefernde KEP-Dienst angezeigt, um potentielle Schäden zukünftig meiden zu können.

Die Bestandsänderung zeigt Ihnen auf einen Blick die Ergebnisse Ihrer Mitarbeiter. Darunter fallen die Anzahl der angenommenen Pakete und die der Abgearbeiteten. Befindet sich die die Kurve der Angenommenen über der der Abgearbeiteten, so liegt eine Bestandserhöhung vor und umgekehrt. Ebenso ist die Auswahl beliebiger Zeiträume möglich.

Hier wird Ihnen der Weg und die Verweildauer Ihres Paketes in den einzelnen Schritten der Hauspostverteilung gezeigt. Dabei ist erneut eine Auswahl des benötigten Zeitraumes gestattet, was die Optimierung zeitintensiver Stellen erleichtert.

Die Auswertung der Top Empfänger stellt die zehn Empfänger mit den meisten erhaltenen Paketen dar und gibt diese dazu an. Auch in diesem Modul ist das Zeitfenster beliebig anpassbar.

Der Export als PDF-Datei bietet Ihnen mehr Flexibilität und einen höheren Informationsfluss im Unternehmen, da Sie die Auswertungen so leicht mit Kollegen teilen können.